Beheermodel Digitale Huiskamer van Web in de Wijk

 

 

Dit model is een standaard voor het beheer van de Digitale Huiskamers binnen het kader van de aanpak Web in de Wijk. Web in de Wijk is een bottom-up aanpak om de zelforganisatie van bewoners te ondersteunen met internet als gereedschap . De Digitale Huiskamers hebben verschillende functies als ontmoetingsplek, als leerplek, als werkplek en als plek om initiatieven uit te voeren. Het doel van de Digikamers is bewoners te faciliteren om met internet de kwaliteit van samenleven in de wijk te verhogen. Mensen kunnen er binnenlopen en een praatje maken. Animateurs (medewerkers van Web in de Wijk met communicatieve en strategische vaardigheden met een media training) spreken er mensen aan en stimuleren ze activiteiten te ondernemen met internet als gereedschap. Vrijwilligers kunnen de animateurs daarbij assisteren. Bij het beheer van een Digitale Huiskamer komt heel wat kijken. Van koffiezetten tot helpen ontwerpen van websites voor grotere groepen en ondersteuning van allerlei wijkactiviteiten. Om het management te ondersteunen wordt een model als referentiepunt vastgelegd voor animateurs, projectleiders en het facilitair beheer.

 

 

 

1. Ruimte

 

 

1. 1 Ruimte en inrichting

Iedere huiskamer heeft 80-100m2, waar plaats is voor minimaal 7 computers (laptops) en een printer. Meestal ligt het aantal computers (en het aantal m2) hoger. Om het karakter van een ontmoetingsruimte te versterken zijn er een bank , een stamtafel en een kapstok te vinden. Het geheel moet niet overkomen als een cursusruimte of internetcafé, maar als een vriendelijke ruimte waar men terecht kan voor advies en samenwerking. Ook wat kleuren en overige inrichting wordt hiermee rekening gehouden. Soms is er ruimte voor de expositie van schilderijen van kunstenaars uit de buurt. Er is een simpele keuken met een koffiezetapparaat en een waterkoker. Er is een toilet. Uiteindelijke moet de ruimte zo zijn ingericht dat er een goed overzicht is over de ruimte en de apparatuur. Er moet voldoende daglicht binnen kunnen komen. Bovendien moet de ruimte zo worden ingericht dat het onderhoud (schoonmaken) zo gemakkelijk mogelijk is. Diefstalgevoelige zaken moeten kunnen worden opgeborgen in een kluis(kast).

 

Checklist:

- bank

- grote stamtafel en stoelen

- kapstok

- computertafels en stoelen

- keukenuitrusting (12 bekers, 12 theeglazen, 10 theedoeken, 10 handdoeken, 12 borden, 2 schalen, 12 soepkommen, 12 vorken, 12 messen, 12 lepels, 24 theelepeltjes, 3 vazen, of uiteraard zo veel meer als nuttig is)

- toiletuitrusting (borstel, toiletrolhouder, 10 handdoekjes)

- kluiskast

- bakjes voor medewerkers met kantoorartikelen

- bureau met afsluitbare laden

- vaste KPNtelefoonlijn met telefoon

- planken voor boeken en een folderhouder

 

 

1.2 Bereikbaarheid

Bij voorkeur is het een ruimte die deel uitmaakt van een locatie waar ook andere dienstverleners zijn of nabij en winkelcentrum, zodat gebruik gemaakt kan worden van de loop die er al is. Digikamers zijn in verband met de toegankelijkheid voor mobiel gehandicapten vooral op de begane grond gevestigd. Anders zijn speciale voorzieningen voor die groep noodzakelijk. Om de Digikamers zo succesvol mogelijk te laten zijn wordt gezocht naar een centrale plek, het liefst in de buurt van andere voorzieningen zoals een winkelcentrum.

 

Checklist:

- geen rommel op looproutes

- checken op drempels en andere obstakels

- duidelijk maken aan organisaties en bewoners dat de ruimte toegankelijk is voor gehandicapten.

 

 

1.3 Openingstijden, sleutels, aanwezigheid

De digitale huiskamer is minimaal en op afgesproken tijden minimaal 12 uur per week open voor incidentele bezoekers. Daarnaast kan de digikamer open zijn voor cursussen, etc.

De tijden kunnen verschillen binnen maandag t/m vrijdag open van 9.00 - 16.30 uur. In avonduren wordt alleen bij voldoende veilige omstandigheden en op afspraak gewerkt. Een en ander in nader overleg met de lokale projectleider. De openingstijden worden op de wijkwebsite gepubliceerd. De uren kunnen worden uitgebreid als extra financiering wordt verkregen.

 

De animateur heeft de sleutel van de Digikamer. De lokale facilitaire dienst heeft reserve sleutels. Zij kunnen in geval van nood binnen een tijdsbestek van 30 minuten aanwezig om open te doen. De animateur is niet gerechtigd om de sleutel aan een ander af te staan.

 

Na opening moeten er minimaal 2 personen aanwezig zijn, minimaal is een professional en een vrijwilliger.

 

 

1.4 Beveiliging van de ruimte en schade

In de Digikamer dienen te allen tijde aanwezig te zijn:

- alarmsysteem, zowel een waarschuwingssysteem als een beveiligingsdienst

- brandwerende deken en een brandblusser

- adequaat hang- en sluitwerk

- beveiliging van de hardware met kabel en inbraakgevoelige zaken in een kluiskast.

De brandweer keurt de ruimte goed. Dit wordt geregeld door de lokale facilitaire dienst.

 

De animateurs zijn hiervoor verantwoordelijk. Als iets ontbreekt, onmiddellijk de lokale facilitaire dienst waarschuwen.

 

Animateurs moeten over een diploma sociale hygiëne beschikken, de vluchtwegen kennen, weten hoe de brandblusapparatuur aan te sluiten en dienen de hofgaskraan te kunnen vinden en afsluiten.

 

In geval van nood/brand tijdens werktijden in de Digitale Huiskamer moet het volgende in acht genomen worden:

- laat iemand de brandweer waarschuwen via 112

- check vluchtroutes

- stuur zoveel mogelijk mensen weg en laat die de mensen in de omgeving waarschuwen

- haal materiaal dat gemakkelijk vlam vat weg uit de buurt van de brand

- blijf zelf met gemakkelijk ontvlambare kleding uit de buurt

- doe als dat kan een bluspoging het liefst met meerdere personen

- blus een elektriciteitsbrand nooit met water

- blus een gasleiding die brandt nooit; maar houd de omgeving nat tot de gasleiding is afgesloten. 

- blijf altijd laag bij de grond in verband met rook en hitte

 

N.B. Vraag de lokale brandweer om een informatiebord dat binnen goed zichtbaar voor bezoekers kan worden opgehangen.

 

 

Beveiligingsdienst

Voor de beveiliging van de ruimtes is vaak een externe partij (beveiligingsbedrijf) gehuurd. Zij rijden na afsluiting van ruimte een aantal malen per nacht langs de ruimtes ter controle. Indien er een calamiteit op treedt zullen zij als eerste gebeld worden door de alarmcentrale, als eerste ter plekke zijn en aldaar de problemen "direct" oplossen. Over de verdere afhandeling zijn afspraken gemaakt met de lokale facilitaire dienst. Deze afspraken zijn vastgelegd in een noodplan dat ter inzage ligt op een goed zichtbare plek in de Digitale Huiskamer.

 

 

1.5 Verzekeringen

Voor een Digikamer zijn de volgende verzekeringen relevant:

- Aansprakelijkheidsverzekering voor personeel en vrijwilligers, deze gaat over schade aan mensen die door schuld van De Naoberschapsbank (of medewerkers er van) is ontstaan.

- Brand- en schade verzekering voor de algehele inboedel (meubilair, hard- en software)

- Glasverzekering

Deze verzekeringen worden door de lokale Web in de Wijk gelicenceerde afgesloten. De lokale facilitaire dienst is hiervoor verantwoordelijk. Deze verzekeringen moeten regelmatig worden gecontroleerd en worden bijgehouden. De animateurs maken de facilitaire dienst opmerkzaam op wijzigingen (bijvoorbeeld nieuwen aanschaffen).

 

Op de hoofdingang van de panden is een mededeling te vinden over de contactpersoon bij onraad. Dit is altijd het telefoonnummer van de beveiligingsdienst. Tevens zijn bij omwonenden en nabij gelegen winkels deze telefoonnummers bekend.

 

Bij calamiteiten (brand, overstroming, glasschade, inbraak) tijdens openingsuren nemen de animateurs altijd terstond contact op met de facilitaire dienst. In eerste instantie mogen zij niets veranderen. Het kan nodig zijn direct foto's te maken, iedereen met een camera kan dat doen.

 

In het algemeen geldt dat als de dader bekend is, die aansprakelijk is voor de door hem opzettelijk toegebrachte schade. Weten we niet we het deed en zijn alle veiligheidseisen in acht genomen, dan kunnen we een beroep op de verzekering doen.

 

 

1. 6 Kantoor benodigdheden

In iedere Digikamer zijn standaard kantoorartikelen nodig zoals pennen, papier, plakband, scharen, punaises, paperclips, ordners, tabbladen, nietmachine, perforator, lamineerapparaat, zeep, afwasmiddel, wc-papier, telefoon, bakjes, etc. Gebruiksmaterialen worden meestal besteld bij de lokale facilitaire dienst (inkoop), die hiervoor vaak al prijsafspraken met grossiers heeft gemaakt.

 

Indien er sprake is van inkomsten, worden deze eerst besproken en vastgelegd met de lokale afdeling boekhouding, alvorens tarieven worden geheven, geregistreerd en overgedragen worden. Voor kleine uitgaven wordt een kleine kas bijgehouden, waarover aparte afspraken met de boekhouding worden gemaakt.

 

 

2. Hard- en software

 

2.1 Aanschaf

Aanschaf van de hard- en de software gebeurt door de lokale facilitaire dienst op basis van een voorstel van de beheerder/animateur van de Digikamer.

 

 

Computer hardware

In iedere Digikamer is in ieder geval aanwezig:

- 7 computers met toetsenbord en flatscreen (laptops) en rolmuis met draad. Tevens voorzien van een DVD speler. Soms wordt vanwege de inbraakgevoeligheid in de tijd dat er niemand is of t.b.v. de flexibiliteit voor een paar laptops gekozen. Minimaal 40 Gb HD, en 1 Gb geheugen. Tevens voorzien van een DVD speler

- switch, (draadloos) modem

- een eenvoudige lokale kleurenprinter

- All-in-one inkt jetter (fax, kopieerapparaat en scanner)

- mobiel met fotografeer en filmcapaciteit

- beamer

- datakabels

- beveiligingskabels

 

 

Computersoftware

In de Digikamer wordt de volgende standaardsoftware gebruikt:

- Windows Xp Professional (Nederlandse versie), wordt Vista

- MS Office of Open Office

- AVG

- Codecs.

- Internet Explorer 7.0

- een fotobewerkingsprogramma

- Multi-media programma's als; mediaplayer.

- Deepfreeze

 

De computers staan peer to peer geschakeld. Er is geen server. Er is een computer of laptop die als werkapparaat door de beheerder/ animateur wordt gebruikt. De toegang van deze computer is beveiligd en kan worden gebruikt door de beheerder/ animateur en door de lokale facilitaire dienst. Het inrichten (indelen van de mappen) van de computers gebeurt door het computerbeheer dat via de lokale facilitaire dienst loopt. De facilitaire dienst doet dit in overleg met de animateurs en desgewenst met een lokaal ROC.

 

 

2.2. Computerbeheer

Het beheer van de computers is in handen van de lokale facilitaire dienst. Deze heeft een contract met het ROC dat leerlingen een computerhelpdesk voor de Digikamers kunnen vormen. Voor klachten en/ of vragen moeten medewerkers/animateurs zich wenden tot de facilitaire dienst tenzij er andere afspraken zijn gemaakt.

 

Alle serienummers van de apparatuur worden bijgehouden in een apart logboek per Digikamer. De licenties worden geordend en inzichtelijk in de kluiskast in de Digikamer bewaard. Hierin worden alle schade, reparatie of verbeteringsactiviteiten bijgehouden. Wanneer apparatuur wordt uitgeleend aan een andere Digikamer of activiteit (bijvoorbeeld een beamer) wordt hiervan notitie gemaakt in het logboek, waarbij de lenende partij zich bereid verklaard de eventuele schade te vergoeden. Wanneer dit vaker voorkomt, zal de facilitaire dienst een standaard contract ter beschikking stellen. Dit logboek dient voortdurend op orde te zijn en acties dienen geparagrafeerd te worden door de animateur. De facilitaire dienst kan aantekening laten maken en afschriften vragen uit het logboek om eventuele vernieuwing of verplaatsing van bepaalde apparatuur te registreren.

 

 

 

3. Internet

 

3.1. Aanschaf verbindingen en internet applicatie

In iedere Digikamer ligt minimaal een analoge lijn waarop een DSL verbinding is gemaakt door een provider. Daarop is aangesloten een router (UTP cat 5, netwerk RJ45) met minimaal 8 poorten voor een draadloze verbinding. Dit omdat mensen hun eigen laptop ook kunnen meebrengen. In sommige Digikamers is een kabelnetverbinding in gebruik. De beveiligingscodes, gebruikersnamen, wachtwoorden, IPnummers, enz. worden in het boven al genoemde logboek genoteerd. Wanneer er fouten in de verbinding ontstaan kan de facilitaire dienst voor de verbetering worden ingeschakeld.

 

 

3.2. Web in de Wijk software

 

Helpdesk

Voor vragen over het functioneren van de software kunnen animateurs bij Brekend Vaatwerk of bij collega's in andere wijken terecht. In sommige gevallen zal Brekend Vaatwerk doorverwijzen naar Q42, die de software heeft gemaakt.

De software draait op een landelijke server. Traagheid van de computers kan liggen aan de verbinding, maar ook aan een klein werkgeheugen op computers. Dat laatste kan gemakkelijk uitgebreid.

 

Beheer

Voor iedere wijk wordt door de licentiehouder een vergoeding voor landelijke hosting, technisch en 2 dagen functioneel beheer van de software per maand betaald. Daardoor kunnen de bewoners van de Wijk Web in de Wijk software gebruiken en wordt de software onderhouden. Fouten in deze software worden opgelost via Brekend Vaatwerk in Amsterdam.

 

Per wijk kan een animateur met een bepaald wachtwoord achter de schermen kijken en zien wat er wordt gemaakt en wat er wordt gedaan. Deze gegevens zijn vertrouwelijk en de animateur sluit over het vertrouwelijk gebruik van de beheersleutel, zoals die wordt genoemd, een contract met Stichting Web in de Wijk.

 

Wanneer er gebruikers zijn met vragen of fouten in de software

Kan de animateur:

- eerst zelf kijken of hij of zij iets kan oplossen

- in geval van acute nood (bijvoorbeeld de server valt uit in een cursus) contact met Brekend Vaatwerk opnemen 020 - 6247743

- in geval van vervelend maar kan gewoon gemeld worden, de fout in de bugtracker schrijven

- in geval van een dierbare wens of vervelende fout ook een melding aan Brekend Vaatwerk mailen.

Brekend Vaatwerk neemt dan contact met de bouwers op om de ergernis te verhelpen.

 

Sommige fouten moeten gewoon hersteld, soms zijn het grote fouten die ingrijpen in de structuur van de software betekenen, die laatsten komen op een lijst. Een maal per maand wordt daar prioriteit in aangebracht door het Ontwerpteam van Web in de Wijk en Q42, de bouwer. Soms gaat het om dierbare wensen. Die gaan ook op een lijst en als er nieuw geld wordt geworven, wordt hier eerst naar gekeken.

 

 

 

4. Activiteiten

In de Digikamer vinden jaarlijks verschillende activiteiten plaats, waarbij een animateur is betrokken. Het doel van de activiteiten is mensen te stimuleren om aan de slag te gaan en actief te worden voor de wijk. Waarbij internet als gereedschap wordt gebruikt. Animateurs en andere medewerkers faciliteren. Zij zijn geen projectleiders. Zij nemen initiatieven niet over. Dat betekent dat we telkens aansluiten bij wat mensen beweegt en dat kan bijdragen aan de kwaliteit van de wijk. Dat betekent dat animateurs inspirerende suggesties kunnen doen aan gebruikers om steeds meer mensen in de wijk te verkleiden om mee te gaan doen. Daarbij wordt de Digikamer gebruikt als plek om elkaar te ontmoeten, iets te leren en te werken en samen dingen te organiseren.

 

Ieder jaar wordt een plan van aanpak gemaakt, waarbij telkens keuzen worden gemaakt die zoveel mogelijk mensen actief te maken.

 

4.1 Individuele afspraken

Er zijn mensen die binnenkomen of mensen die iemand in de wijk heeft ontmoet. Zij komen langs en maken een praatje. De animateur is een goede gastvouw of -heer en verkent welke mogelijkheden er liggen voor de persoon in kwestie. De Digikamer is geen opvangplek voor mensen in het algemeen. In de Digikamer werken we met mensen om ze iets te laten doen voor zichzelf en voor de wijk.

 

 

4.2 Cursussen

In de Digikamer geven we Dubbelklik cursussen, voor zolang dat nog met de verouderde cursus gaat (Vista kan er niet mee). In principe geven we cursussen om mensen over de eerste drempel te stappen. Vervolgcursussen Word, Excell, Acces, kunnen vaak ook elders. Als mensen met speciale verzoeken komen, bijvoorbeeld een cursus over fotobewerking kunnen we daarop ingaan als er genoeg deelnemers zijn. In principe zijn de groepjes 5 a 6 mensen groot en duren de cursussen 9 keer 1.5 uur. We geven ook korte cursussen De Naoberschapsbank, waarin mensen in drie keer wordt geleerd met het website bouwen om te gaan. Verder zijn allerlei cursussen rondom onderwerpen mogelijk: internetbankieren, logboeken schrijven etc. In 2008 gaan we ook cursussen voor de Sociale Dienst ontwikkelen.

 

 

4.3. Werken met groepen

Er zijn allerlei groepen in de wijk, die we kunnen opzoeken en een aanbod kunnen doen om samen met hen een website voor de groep te maken. De Volkstuinvereniging en de Vereniging voor Huisvrouwen, de interculturele kookclub waren daarvan voorbeelden. Een kunstenaarswandeling kan ook of een paar avonden bouwen met een bewonersvereniging. Dit vereist het ontwikkelen en doen van een speciaal aanbod.

 

 

4.4 Organisatie eigen evenement

Ieder jaar moet er minstens een evenement plaatsvinden, waardoor De Naoberschapsbank weer op ieders netvlies staat. Dat kan een opening zijn, Blind Vertrouwen, het leggen van een mozaïek, een culinair jaar. De essentie er van is dat een bestaande belangstelling of initiatief van buurtbewoners wordt opgetild naar een wijkniveau en door onze extra aandacht meer belangstelling krijgt. Het initiatief blijft van de bewoners, maar door beschikbaarstelling van de Digikamer als organisatieruimte en door de expliciete betekenis van websites in het project is iedereen er weer even van doordrongen.

 

 

4.5. Werving in de Wijk

De Naoberschapsbank is pas een succes als bewoners initiatieven nemen en internet gebruiken als gereedschap. Daarom is het belangrijk om allerlei wijkbewoners te benaderen om eens langs te komen. Dat kan door folders te verspreiden en bijeenkomsten in een blok (Brink) te benaderen, door lokale sleutelfiguren te benaderen of om kwesties aan te grijpen en er een website over te maken, waar de animateur mensen op attendeert. Kortom: de animateur zoekt naar wegen buiten de Digikamer om nieuwe mensen te betrekken bij De Naoberschapsbank en ze uiteindelijk actief in de Digikamer te maken.

 

 

4.6 Ondersteuning collega's

Het is de bedoeling dat alle sociale professionals (van de Woningcorporaties, van Sedna, van Zorginstellingen) De Naoberschapsbank gebruiken om mensen zelf actiever te maken. Dat betekent dat collega's moeten worden gestimuleerd om ook met De Naoberschapsbank aan de slag te gaan. Da vereist maat werk voor groepen collega's. De animateurs maken voorbeelden en benaderen collega's voor afspraken en groepswerk.

 

 

4.7. Werken aan de website

De website waarop de links staan met de gemaakte websites wordt door de animateur en het liefst met meerdere redacteuren om haar heen, onderhouden. De website is geen sociale kaart, maar biedt een overzicht van actieve bewoners en websites van bewoners en instellingen samen. De website is het gezicht van De Naoberschapsbank en dient om mensen te inspireren om aan de slag te gaan. Op de website staan alle tips en trucs die je kunt toepassen om iets moois te maken. De website prijst mooie websites en laat actieve bewoners zien. De website wordt heel actueel gehouden en heeft daarom veel attentie nodig.

 

 

5. Werken met vrijwilligers

Vrijwilligersbeleid verschilt per locatie. Als binnen een welzijnsinstelling wordt gewerkt gelden er vaak bepaalde afspraken, die in een vrijwilligersbeleid zijn vastgelegd. De vaste vrijwilligers worden verzekerd en genieten bepaalde voorrechten (bijvoorbeeld mogen zij gratis aan alle cursussen deelnemen). Er kan ook een bepaalde hiërarchie in vrijwilligerswerk gelden die gepaard gaat met verschillen in verantwoordelijkheid. Contactpersonen bij de licentiehouder, klachtenprocedures en inspraak daarin te zijn afgesproken. Dit vrijwilligersbeleid kan ook inhouden dat voor vrijwilligers die dat te kennen geven een traject voor toetreding tot de arbeidsmarkt wordt aangeboden met begeleiding en coaching. De animateur vraagt bij de licentiehouder naar het lokaal vrijwilligersplan zo mogelijk in combinatie met de mogelijkheid van het maken van herintredingsplannen. Een dergelijk plan hoort wel bij de uitrusting van een Digikamer, maar kan niet door een animateur worden gemaakt, die is daarvoor van de licentiehouder afhankelijk.

 

© Stichting Web in de Wijk, december 2007